Urząd Gminy Ciasna Biuletyn Informacji Publicznej

Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j.: Dz. U. z 2020 r. poz. 713 ) oraz art. 8 ust 1 pkt 1 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 123 z późn. zm.), art. 2 pkt 32 oraz art. 106a-106q Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.) Wójt Gminy Ciasna, zarządza się co następuje:

§ 1.

Wprowadza się „Regulamin wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną w gminie Ciasna" w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy. 

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Ciasna
mgr inż. Zdzisław Kulej

Załącznik do zarządzenia nr RSO.SE.120.15.2020  Wójta Gminy Ciasna z dnia 20 lipca 2020

Regulamin wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną

§ 1. Postanowienia ogólne

1.    Podstawą prawną przesyłania faktur w formie elektronicznej jest Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ( Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.) oraz Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r.(Dz. U. z 2019 r. poz. 123 z późn. zm.).
2.    Regulamin stanowi procedurę wdrożenia w Gminie Ciasna elektronicznego sposobu wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT, duplikatów faktur i korekt faktur, określa czynności wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej.
3.    Regulamin określa zasady postępowania w celu zapewnienia autentyczności i integralności tworzonych dokumentów, a także ich pochodzenia, przesyłania i przechowywania w formie elektronicznej.
4.    Regulamin stosuje się wyłącznie do dokumentów wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej.

§ 2. Akceptacja , wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej oraz rezygnacja z otrzymywania w formie elektronicznej.

1.    Niniejszy regulamin ma zastosowanie wyłącznie do dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej.
2.    Warunkiem korzystania przez Odbiorcę z możliwości otrzymywania faktur elektronicznych jest:
a. Posiadanie adresu e-mail,
b. Złożenie oświadczenia o Akceptacji faktur przesyłanych drogą elektroniczną.
3.    Gmina Ciasna wystawia i przesyła fraktury w formie elektronicznej gwarantując autentyczność oraz integralność ich treści w rozumieniu art. 106n ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r, poprzez zapisywanie ich w formacie PDF.
4.    Gmina Ciasna rozpocznie przesyłanie faktur w formie elektronicznej po otrzymaniu oświadczenia Odbiorcy o akceptacji wg wzoru zgody stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
5.    Faktury elektroniczne będą wysyłane przez Gminę Ciasna ze skrzynki oplaty.komunalne@ciasna.pl co jest gwarancją autentyczności pochodzenia otrzymanej faktury.
6.    Wypełnioną i podpisaną zgodę Odbiorca przekazuje do Gminy Ciasna osobiście lub listownie na adres Gminy Ciasna ul. Nowa 1a lub poprzez skrzynkę e-mail na adres oplaty.komunalne@ciasna.pl.
7.    Wysłanie zgody na jakikolwiek inny adres Gminy Ciasna nie będzie skutkować wystawieniem faktury elektronicznej.
8.    Podając we wniosku adres poczty e-mail Odbiorca oświadcza, iż jest posiadaczem tego adresu.
9.    Pracownik wystawiający faktury po sprawdzeniu poprawności uzyskanej zgody wprowadza ją do systemu e-mail celem przesyłania wymienionych dokumentów w formie elektronicznej.
10.    Gmina Ciasna aktywuje usługę przesyłania faktur w formie elektronicznej w ciągu 7 dni od daty odbioru prawidłowo wypełnionego oświadczenia o akceptacji faktur przesyłanych drogą elektroniczną.
11.    W przypadku jakiejkolwiek zmiany danych Odbiorca powinien zgłosić w formie pisemnej nowe dane. Jeżeli nowe dane nie zostaną zgłoszone, faktury elektroniczne będą wystawione i wysyłane według danych ostatnio wskazanych przez Odbiorcę.
12.    Odbiorca w każdej chwili może zrezygnować z otrzymywania dokumentów drogą elektroniczną. Wzór wycofania zgody stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
13.    Przesłanie wniosku o wycofanie zgody do Gminy Ciasna jest skuteczne najpóźniej 7 dni od daty jego otrzymania, tj. dostarczenia osobiście, listownie bądź na skrzynkę e-mail oplaty.komunalne@ciasna.pl.  Każde złożenie wniosku o wycofanie zgody zostanie potwierdzone przez Gminę Ciasna.
14.    Odbiorca, w każdej chwili może zmienić adres poczty elektronicznej wykorzystywany do odbierania faktur drogą elektroniczną. Wzór powiadomienia stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
15.    Powiadomienie  Odbiorca zobowiązany jest przesłać pisemnie do Gminy Ciasna lub na adres e-mail oplaty.komunalne@ciasna.pl co zostanie aktywowane w ciągu 7 dni od odbioru powiadomienia o zmianie. Do tego czasu dokumenty w formie elektronicznej będą wysyłane na poprzedni adres.
16.    Odbiorca który posiada platformę do przesyłania faktur elektronicznych powinien poinformować Gminę Ciasna o możliwości przesyłania faktur na wskazany Portal.

§ 3. Postępowanie reklamacyjne

1.    Odbiorca ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą nienależytego wykonania przez Gminę Ciasna obowiązków wynikających z niniejszego regulaminu .
2.    Reklamacje należy zgłaszać w formie pisemnej.
3.    Reklamacja nie może dotyczyć nieprawidłowości w funkcjonowaniu przeglądarki internetowej, sprzętu odbiorcy, łączy internetowych.
4.    Gmina rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

§ 4. Postanowienia końcowe

1.    Gmina Ciasna zastrzega sobie możliwość czasowego zawieszenia świadczenia usługi wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej celem przeprowadzenia prac konserwatorskich z przyczyn od niej niezależnych lub nadzwyczajnych zdarzeń.
2.    Gmina Ciasna zastrzega sobie prawo do zakończenia świadczenia usługi przesyłania faktur w formie elektronicznej w każdym czasie bez podania przyczyny, o czym Odbiorca zostanie niezwłocznie poinformowany.
3.    Przyjęcie niniejszego Regulaminu nie wyłącza możliwości stosowania, wystawiania, przesyłania faktur w postaci papierowej.
4.    W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.